El Software de Gestión ERP más adecuado para tu empresa, ¿Cómo elegirlo?

Lo más posible es que aún estás utilizando Excel para desarrollar la gestión de los procesos internos y externos de tu empresa, y en efecto es una excelente solución. Sin embargo, en pleno siglo XXI es de gran importancia que abandones modelos tradicionales, poco eficientes y obsoletos, y te sumes a la transformación digital.

Independientemente de la necesidad que poseas actualmente, queremos darte a conocer una serie de tips y recomendaciones que te ayudarán al momento de elegir el Software de Gestión ERP que más le conviene a tu empresa. Esta decisión involucra un proceso largo y complejo, en el cual se pueden distinguir cinco variables críticas.

1. Analizar las necesidades de tu empresa:

En primer lugar, se sugiere identificar cuál es el modelo de gestión de tu empresa. De esta forma sabrás cuál es el tipo de software que beneficia tanto a la organización como a los clientes potenciales. Este ítem es muy importante, ya que conocer tus necesidades te ayudará a definir la capacidad y el alcance funcional del sistema que deseas adquirir.

Lo primero es iniciar un estudio más profundo de nuestras necesidades. Los distintos departamentos de la empresa deben definir cuáles son sus problemas y carencias para tratar de plantearlas al proveedor. A raíz de esa mirada interior, podremos buscar un Software de Gestión adaptado a todas las particularidades de nuestra empresa.

Las necesidades presentes y futuras son un factor clave a tener en cuenta en la elección del sistema adecuado. Bajo estos parámetros, es importante que tu proveedor te brinde alternativas con un sistema ágil, flexible y de fácil manejo.

2. Considerar los costos:

El presupuesto disponible para adquirir el Software de Gestión ERP, considerando al equipo y a los expertos que vas a necesitar. Algunos sistemas suponen una gran inversión para las empresas, sin embargo, recuerda que se trata de esto: una inversión.

Es de suma importancia establecer un presupuesto para consolidar el proyecto digital, no obstante, deberás tener presente que no es para nada recomendable invertir un recurso mínimo y bajo, aunque tampoco sería correcto endeudarse para adquirir un buen sistema.

Tener en cuenta el precio, también implica no perder de vista otros factores muy importantes como el soporte técnico o la capacidad de mejora y actualización del software y la empresa. Al final, sin estos factores clave, la implementación y el uso del Software de Gestión probablemente no vaya a ser todo lo eficaz y eficiente que podría ser, lo que resultará en pérdidas económicas.

3. Vencer la resistencia al cambio:

Tener inseguridad y temores al momento de implantar una nueva tecnología en tu empresa es algo normal. Por un lado supone un esfuerzo económico, por otro lado lleva implícito un importante trabajo de capacitación. Pero ¿de verdad crees que lo mejor para tu empresa es cortar las alas de su crecimiento?

Un cambio de ERP genera ansiedad, miedo o incomodidad en las personas que trabajan en una organización, porque impacta directamente en la forma en que trabajan, en lo cotidiano. Es un fenómeno que se da tanto a nivel personal como a nivel organizacional. Tenemos la tendencia a generar hábitos, necesitamos controlar nuestro ambiente, y las situaciones nuevas suelen provocarnos ansiedad.

Dependiendo del conocimiento o experiencia del personal de tu empresa, una implementación de ERP puede percibirse de diferentes formas. Pero durante todo el proceso es de suma importancia la comunicación.

Comunicar claramente el alcance del cambio; apuntar a que las personas afectadas pueden percibir el beneficio de ese cambio para ellas, demostrándose que el nuevo sistema no representa una amenaza. Y además de hablar, escuchar: permitir que las personas involucradas pueden participar activamente en el proceso de cambio y dar lugar a que expresen sus necesidades, dudas y sugerencias.

4. Conocer al proveedor:

La cuarta clave para elegir el Software de Gestión ERP adecuado es conocer la reputación y experiencia del proveedor. Es importante analizar la trayectoria en el mercado del proveedor y su experiencia en el rubro.

También es recomendable elegir un proveedor que brinde soporte técnico y asistencia posventa, que pueda resolverle problemas en momentos críticos. Una empresa que tenga respaldo, que cuente con infraestructura tecnológica y un equipo humano eficiente para brindar el servicio adecuado. Además, es crítico pensar a largo plazo: elegir un ERP flexible de manera de poder incluir futuras necesidades y requisitos cambiantes del negocio.

5. Funcionalidades del Software:

Está claro que la empresa no ha de adaptarse al Software, sino que debe ser el Software el que se adapta a la compañía. En este orden de ideas, la solución de gestión debe ser modular, es decir, debe adaptarse a las particularidades de tu empresa y satisfacer las necesidades futuras para crecer con ella.

También es recomendable que sea escalable para evitar migrar tus datos a otras soluciones de mayor alcance y trabajar con un único modelo de datos para evitar utilizar aplicaciones externas que incrementan los costes y recursos.

Su implantación debe ser rápida y ágil para reducir costes y las molestias generadas en la actividad normal de la empresa. Al mismo tiempo, el proveedor debe garantizará una correcta y segura migración de los datos.

También se hace necesario que el Software de Gestión ERP adecuado sea altamente intuitivo, flexivo y potente, que al observarlo y manipularlo puedas gestionarlo sin dificultades o trabas.

Unido a esto, se hace indispensable que el sistema adecuado posea un nivel de actualización constante y contar con un equipo de soporte técnico especializado.

Elegir el Software de Gestión ERP correcto depende de numerosos factores, y su elección será un factor determinante para el futuro de tu empresa.